Наш БЛОГ о персонале и о тех, кто его ищет

Электронная или печатная - что лучше?  15.08.2019 15:38

Начнем с позитивного -  с достоинств электронного кадрового документооборота:

1. Электронную книжку невозможно потерять. Безусловно, это хорошо как для работодателя, так и для сотрудника, так как пробежки по различным инстанциям для восстановления остаются в прошлом. Подделка документов также исключается.
2. Все записи становятся доступными заинтересованным сторонам. В любой точке земного шара, в любое время дня и ночи Ваша трудовая книжка доступна для всех нужных и Вам, и работодателю манипуляций, в том числе и для работы удаленно.
3. Работнику не нужно будет предоставлять бумажные копии трудовой книжки, чтобы подтвердить сведения о трудовом стаже при обращении за государственными услугами.
4. У работодателей снижаются (а то и вовсе исключаются) затраты на ведение и хранение бумажных источников.
5. Упрощается работа кадровых специалистов (уходят заполнение трудовых «от руки», ведение бумажных журналов и учета в них, не нужно будет заверять копии).
6. Не нужно запрашивать согласие на отправку трудовой почтой, если работник работает в регионе.
7. Не будет случаев, когда работодатель удерживает сотрудника, отказываясь выдавать трудовую книжку.
8. Удобный формат для перевода на любые языки мира.

Несмотря на множество весомых плюсов, недостатки также имеются:

1. Возможны хакерские атаки. Представьте последствия уничтожения или обнародования подобной базы данных.
2. Возможны обвалы баз данных.
3. В том случае, если компания, в которой Вы когда-либо наработали трудовой стаж, будет закрыта, нет гарантии того, что этот опыт будет перенесен в электронный вариант, так как получить подпись от прошлого руководства будет невозможно.
4. Некорректное внесение данных (неправильная фамилия, название компании и т.д.) порождает потерю данных о специалисте в недрах программы. И как потом доказывать свой трудовой стаж?
5. Сохранность персональных данных встает под вопрос, так как до сих пор никто не знает, будет ли доступ к информации о трудовом стаже у текущего работодателя или у всех работодателей России.
6. При восстановлении электронной трудовой книжки также придется пройтись по прошлым работодателям за получением подписей.

Взвесив все минусы и плюсы электронного формата, можно предположить, что повлиять уже на утвержденный закон мы не можем, но защитить себя по максимуму – наша задача. Именно поэтому лучше всего иметь как электронный, так и печатный формат, что защитит Ваш трудовой стаж на все 150%. Внесли некорректную информацию, файл с трудовой поврежден и т.д.? Печатная версия - Ваше неоспоримое доказательство!

А какой формат кадрового делопроизводства Вы считаете более удобным для Вашей компании?