Главная \ Услуги \ Управление архивами \ Внеофисное хранение документов

Архивное хранение документов в Екатеринбурге и регионах

У каждой организации в процессе ее деятельности накапливается большое количество документов.  И в определенный момент это уже начинает представлять огромную проблему:

Для бухгалтера:хранение документов в архиве поиск нужных справок, ведомостей, отчетов занимает большое количество времени (а если документы не систематизированы и не прошиты, то и нервов). Любая проверка вызывает стресс и множество лишних телодвижений вкупе с беспокойством о том, не затерялась ли необходимая бумага и реально ли ее будет найти в нужный момент. В нашей практике мы  сталкивались с тем, что некоторые главные бухгалтера причиной своего увольнения называют...бардак в документах и неорганизованность документооборота компании (ведь именно на них в случае чего ложится ответственность)! 


внеофисное хранение

Для кадровика: кадровые документы важно систематизировать и по закону необходимо длительное время хранить. А Если на Вашем предприятии несколько тысяч сотрудников, то возникает логичный вопрос, где расположить все эти тысячи папок, да еще и при этом так, чтобы они остались в целости и сохранности и была возможность при необходимости  найти нужные бумаги. Вот и получается, что вся гора документации хранится в отделе кадров и вызывает у специалистов стойкую аллергию.


 архивное хранениеДля архивариуса: иногда руководство берет в штат архивариуса и радостно считает, что на этом все заботы, связанные с документами, упали с плеч. Но при этом не организовано нормальное помещение для хранения документации, а объем ее такой, что новый сотрудник хватается за голову и либо вприпрыжку убегает в поисках лучшей доли, или же садится на повышенный оклад и начинает методично качать из работодателя деньги, при этом не справлясь с тем объемом документов, которые нужно обработать и содержать в порядке.


передача документов на хранение

Для руководителя: помимо всех вышеперечисленных проблем (нервы со слезами главбуха и кадровика, расходы на содержание работника архива), руководителя беспокоят более глобальные проблемы. Ведь основные средства (а особенно площади компании) должны функционировать максимально эффективно. И очень многим собственникам и топ-менеджерам предприятий хочется попросту избавиться от сотен килограммов документов, чтобы более рационально использовать освободившееся пространство и сделать так, чтобы оно приносило прибыль.


Выгодное, оперативное, качественное и абсолютно безопасное решение этих проблем - внеофисное хранение Ваших документов
с профессионалами  "Технологии кадровых решений": Archive Management!


организация внеофисного храненияЧто такое внеофисное хранение документов?

Это передача документов на хранение в специально оборудованное (с целью максимальной безопасности) помещение сторонней организации, предоставляющей архивные услуги. Как правило, внеофисное хранение предполагает размещение документов организации в короба с закодированными обозначениями с ограниченным доступом для сотрудников как заказчика, так и подрядчика. По требованию заказчика подрядчик предоставляет требуемые документы.


Почему выгодно передавать документы на хранение?

  • Существенно экономятся офисные площади. Например, хранение 100 папок - это примерно 2 шкафа, а 1000 папок - это место, эквивалентное рабочим местам для 4-5 сотрудников. И эта площадь постоянно увеличивается одновременно с увеличением объема архивных документов. Вы можете использовать освободившееся место для увеличения оборота компании или расширения (новых направлений) бизнеса. Особенно ощутима экономия в том случае, если площади компании арендованные (как это часто бывает, например, у страховых компаний). Площади не простаивают и не требуют забот, а приносят прибыль!
  • Минимизируется риск утраты/повреждения документов, а также утечки информации. Архивная компапреимущества внеофисного храненияния после принятия документов на хранение размещает их в специальные архивные короба, которые маркируются индивидуальными кодами и в определенном порядке размещаются на стеллажах. Как правило, склад управляется удаленно. Посторонние в хранилище проникнуть не могут, оно всегда охраняется и даже доступ сотрудников Клиента и самого подрядчика жестко регламентирован. Таким образом, Вы застрахованы и от промышленного шпионажа.
  • Хранение снижает риск выемки документов при проверках (подрядчик по договору выдает документы только по запросу клиента).
  • Вы снимаете с себя расходы на самостоятельное хранение (документы нужно обрабатывахранение документов дешевоть, готовить для них помещение, обустраивать его, нанимать сотрудника для работы с ними, оплачивать ему зарплату, налоги, отпускные, больничные и т.д.). Например, заработная плата одного сотрудника архива за месяц сопоставима со стоимостью хранения полутора тысяч коробов (а это количество один специалист за месяц не обработает). Опять же архивохранилище часто становится объектом проверки контролирующих органов (особенно пожарной службы), и, передавая документы подрядчику, Вы избавляете себя еще и от этой головной боли.
  • Вы снимаете с себя заботы по поиску нужного документа: в случае необходимости сотрудники подрядчика привезут Вам их по запросу.



  Почему стоит заключить договор на хранение документов  именно
с "Технологии кадровых решений": Archive Management?

  • У нас собственное отдельно стоящее помещение большой площади с высокими потолками, расположенное на охраняемой территории с системой контроля доступа. Хранилище оборудовано стеллажными системами, предназначенными именно для хранения архивных коробов, системами видеонаблюдения и пожаротушения.
  • Мы предлагархивные услуги переченьаем полный спектр архивных услуг, а значит, передавая документы нам на хранение, Вы можете быть уверены, что они будут правильно отсортированы, обработаны, прошиты и переплетены, упакованы в короба в соответствии с логической структурой. Мы также осуществляем своевременный контроль за истечением сроков хранения документов, выемку и уничтожение документов с истекшими сроками хранения (с предоставлением акта об уничтожении). Процесс обработки, сортировки и экспертизы ценности проводится с согласованной периодичностью, например, раз в 2 года, и, соответственно, Вы можете быть уверены, что вовремя уничтожаете документы, не храня лишнего и экономя свои средства. Архив всегда в порядке и постепенно заполняется новыми, более свежими документами.
  • Все организационные вопросы, связанные с транспортировкой и погрузкой-разгрузкой документов мы также берем на себя.
  • Наши цены - самые выгодные на рынке, и в наших договорах нет подводных камней (например, регулярной индексации стоимости или наценок за каждое движение). Вы всегда знаете, сколько Вы платите и за что.
  • Изъятие документов по требованию Заказчика входит в стоимость хранения.
  • Становясь нашим Клиентом в области архивного хранения документации, Вы получаете специальные условия на остальные архивные услуги!


 К сожалению, многие услуги по архивному хранениюпредприятия в нашей стране и в нашем регионе еще не в достаточной степени понимают выгодность внеофисного хранения документов.

Задумайтесь: не пора ли освободить пространство для новых идей и перспектив, будучи при этом уверенными в конфиденциальности, сохранности и порядке Вашей документации? Будьте впереди конкурентов!


БЕСПЛАТНОЕ уничтожение документов!
БЕСПЛАТНОЕ уничтожение документов!

Накопились документы с истекшим сроком хранения?

 

БЕСПЛАТНО ВЫВЕЗЕМ

И УНИЧТОЖИМ!

 

 Закажите прямо сейчас по тел. 8 908 906 33 64