Главная \ Услуги \ Управление архивами \ Архивный аутсорсинг

Архивный аутсорсинг

Идеальный архив без архивариуса, помещения и лишних затрат: невозможное возможно!

У каждой более или менее крупной компании рано или поздно возникает вопрос: что делать с большим количеством накопившихся документов, как их систематизировать и хранить, если это регламентируется законом, да и обращаться к ним приходится довольно часто? Ответ на этот вопрос, казалось бы, лежит на поверхности – нужно организовать собственный архив! Однако, задумавшись  об этом, многие пугаются  того, как это сложно и сколько затрат потребует формирование и обслуживание архива.


 аутсорсинг архиваВ такой ситуации отличный выход – прибегнуть к услугам архивного аутсорсинга. Это направление для нашего региона и для России в целом является новым, но некоторые компании уже оценили все преимущества такого рода услуг. Фактически это  - формирование архива Вашей компании «под ключ» и постановка архивного учета «с нуля» усилиями сторонней организации, без принятия в штат специалиста по хранению и обработке документов.


Сейчас единичное количество  архивных компаний могут предоставитьархивный аутсорсингКлиентам подобную услугу. 

Связано это с тем, что подобный вид деятельности требует наличие достаточного количества очень квалифицированных сотрудников в штате подрядчика, возможности по необходимости проводить много времени на территории Клиента, причем осуществлять это все за весьма умеренную цену.


«Технологии кадровых решений»: Archive Management предлагает своим Клиентам полный комплекс услуг в рамках архивного аутсорсинга, причем Вы можете выбрать наиболее удобный для Вас вариант:

1.  Архив формируется и располагается на территории Вашего предприятия.

2.  Обработка и хранение документов происходит на территории исполнителя (с возможностью выемки документов по Вашему запросу).

  Какой  из них выбрать – зависит только от Ваших пожеланий и потребностей! 


При первом варианте сотрудничества документы хранятся у владельца, но их обработку, систематизацию, опись и расстановку по стеллажам в структурно-хронологическом порядке осуществляет архивная компания. Также возможно присутствие нашего архивариуса, если высока потребность в приеме-выдаче документов.  

  В каком случае для Вас предпочтителен такой вид организации архива:

  • у Вашей компании в собственности есть свободные площади, которые можно использовать для организации архивохранилища;
  • Вам часто требуется обращаться к архивным документам (при прохождении проверок, для оформления справок, отчетов);формирование архива
  • у Вас огромный документооборот, и архив постоянно пополняется новыми томами, которые нужно систематизировать, обрабатывать, подшивать, переплетать и т.д.;
  • Вы не готовы брать в штат архивариуса (и нести расходы по выплате заработной платы, налогов, компенсаций больничных и отпусков), и Вам нужно разгрузить штатных сотрудников, пытающихся обслуживать архив, от выполнения непрофильных обязанностей;
  • Вы не готовы тратить средства на обучение сотрудников работе с документами, а также на приобретение специализированного оборудования (для нарезки, прошивки, переплета документов);
  • Вы опасаетесь за сохранность и конфиденциальность документов.

предоставление архивного персоналаИменно в таком случае "Технологии кадровых решений": Archive Management предлагает взять все заботы по формированию, созданию, оборудованию Вашего архива, подготовке и систематизации Ваших документов на себя!


 Как строится работа?

1. Вы приглашаете нашего специалиста к себе, и он совершенно бесплатно оценивает весь фронт работ: состояние архивных документов и помещения, где они хранятся, возможность для организации архива и ресурсы, которые на это потребуются.

2.  Мы согласовываем с Вами бюджет и перечень необходимых операций.

3. После согласования бюджета архивное помещение приводится в порядок (в соответствии с требованиями к оборудованию архивохранилищ).

4. Наши сотрудники проводят научно-техническую обработку документов с экспертизой ценности (выделяя к уничтожению дела с истекшими сроками хранения), систематизацию, переплет и группировку.

5.  Затем документы размещаются на стеллажах согласно описи с составлением связок дел в архивные короба, с оформлением ярлыков и регистрацией в журнале по категориям. Создается адресная система хранения и, по желанию заказчика, электронная база документов.


архивные услуги на аутсорсингеРазумеется, мы предоставим  бригаду специалистов, которые оперативно и качественно произведут все работы. На этапе формирования архива наши сотрудники могут присутствовать на Вашей территории полный день, а в дальнейшем, после того, как архивохранилище будет уже организовано, наш специалист станет появляться по договоренности (например, чтобы выдать необходимые документы и принять новые документы на хранение и/или обработку). Также мы готовы взять на себя и периодический аудит архива с целью выделения документов к уничтожению и непосредственно их шредирования.


архив под ключ"Технологии кадровых решений": Archive Management - это  команда, которая организует Ваш архив "под ключ" и наладит его идеальную и бесперебойную работу. 


хранение документов на стеллажахПри втором варианте (наиболее распространенном и выгодном) аутсорсер помещаетдокументы предприятия в свое хранилище. По запросу заказчика подрядчик оперативно предоставляет нужные документы, а иногда путем сканирования архивного массива создает электронный архив и по электронной почте предоставляет доступ к содержащейся в документах информации.

 В каком случае для Вас предпочтителен такой вид организации архива:архив на аутсорсинге

    • Если у компании нет возможности самостоятельно обеспечить хранение документов: высокая стоимость аренды или необходимость высвободить офисные площади;
    • необходимо высвободить оборудование;
    • важно разгрузить штатных сотрудников, пытающихся обслуживать архив, от выполнения непрофильных обязанностей;
    • наличие огромного количества документов временного срока хранения, не требующихся при текущей оперативной работе;
    • большое количество сотрудников заняты постоянным поиском тех или иных документов, наводя тем самым еще больший беспорядок в архиве;
    • необходимо обеспечить абсолютную конфиденциальность информации, снизить риски выемки документов.


Какой бы вариант архивного аутсорсинга Вы не предпочли, Вы всегда получаете целый ряд преимуществ:

1. Вы станете обладателем полноценного архива, полностью отвечающего не только Вашим требованиям, но и нормативам и стандартам законодательства.

Вам будет удобно и просто получить любой документ, а в случае проверки соответствующими органами Вы можете быть спокойны: у Вас все в порядке!

2.  Существенная минимизация финансовых затрат компании:

- нет расходов на поиск и оплату труда штатного специалиста, его отпусков, страховок, больничных, налогов;

- не нужно приобретать специализированное оборудование для обработки архивных документов (машинки, резаки, дыроколы и пр.) и расходные материалы – это все делает подрядчик.

3. Повышение эффективности бизнеса: 

- над Вашим архивом будут работать только опытные и высококвалифицированные специалисты;

- сотрудники регулярно проходят обучение и повышают свой профессиональный уровень, и  мы всегда в курсе изменений в законодательстве, гарантируем соблюдение его требований;

-  в рамках договора с нами Вы получаете он-лайн консультации по оформлению, архивной обработке документов и подготовке их к хранению.

4.    Уменьшение рисков:

- Вы не несете ответственность за недочеты в оформлении - она ложится на нас;

- гарантирована взаимозаменяемость специалистов (нет привязки к отпускам и больничным);

- снижаются риски порчи, утраты, утечки информации в результате случайных или намеренных действий нелояльных сотрудников вследствие неконтролируемой выдачи и оборота документации;

- не нужно контролировать персонал - это осуществляем мы.


создание архива выгодноАрхивный аутсорсинг существенно экономит средства компании, сохраняет психологический климат в коллективе,  избавляя сотрудников от траты нервов и времени на поиск необходимых документов, и гарантирует сохранность и конфиденциальность информации.  

Что приятно вдвойне: стоимость наших услуг – более чем приемлема!


Попробуйте услугу архивного аутсорсинга от "Технологии кадровых решений": Archive Management в удобном для Вас варианте, и Вы оцените все преимущества сами!


 

БЕСПЛАТНОЕ уничтожение документов!
БЕСПЛАТНОЕ уничтожение документов!

Накопились документы с истекшим сроком хранения?

 

БЕСПЛАТНО ВЫВЕЗЕМ

И УНИЧТОЖИМ!

 

 Закажите прямо сейчас по тел. 8 908 906 33 64